شاخص های کلیدی عملکرد یا KPI، متریک یا سنجه‌هایی هستند که برای ارزیابی عوامل تاثیرگذار بر موفقیت یک سازمان مورد استفاده قرار میگیرند. در واقع میزان موفقیت یک سازمان در یک یا چند فعالیت را با شاخصهای کلیدی عملکرد ارزیابی میکنند. به عنوان یک مدیر برای کنترل و پایش میزان دستیابی به اهداف بلندمدت و کوتاه مدت در سازمان خود، نسبت به تعیین و ارزیابی شاخصهای عملکرد اقدام نمایید. کنترل بر اساس شاخصهای عملکرد یکی از رموز موفقیت مدیران نمونه است. KPI مخفف (Key Performance Indicator) به معنای شاخص عملکرد کلیدی می باشد.
در واقع KPI به درک ما نسبت به میزان خوب بودن سازمان، واحد سازمانی و افراد در مقایسه با اهداف کمی و کیفی تعریف شده است کمک خواهد کرد.
مشکلی که بسیاری از سازمان‌ها با آن مواجه هستند، در این است که آنها وقت بسیار زیادی برای ایجاد برنامه‌های راهبردی صرف میکنند، ولی فرصتی برای فورموله کردن این برنامه‌های نمی‌گذارند.
به منظور تدوین یک استراتژی جهت فرموله نمودن شاخصهای کلیدی عملکرد، تیم مربوطه در سازمان باید با اصول اولیه را شروع کرده، اهداف سازمان را شناسایی نموده، برای دستیابی به آنها برنامه‌ریزی نماید و تعیین کند که چه کسانی می‌توانند بر روی این اطلاعات اقدام نماید.
این فرآیند تکرار شونده، شامل دریافت بازخورد تحلیلگران، مدیران و سرپرستان بخش‌ها می‌باشد و در حین انجام آن، نسبت به اینکه کدام فرایند تجاری نیاز به سنجش توسط شاخصهای کلیدی عملکرد داشته و اطلاعات مربوط به آن را با چه کسی باید در میان می‌گذارد، درک بهتری خواهند داشت.
انتخاب اشتباه KPI این خطر را برای سازمان به ارمغان خواهد آورد که آنها را در مسیر اشتباهی قرار دهد و آنها را تشویق به پیگیری چیزی کند که هیچ پیشرفتی برای آنها ندارد.
همچنین شاخص کلیدی عملکرد پارامتری قابل اندازه‌گیری است، که می تواند منعکس کننده فاکتورهای حیاتی موفقیت یک سازمان باشد. این پارامترها از هر سازمانی به سازمان دیگر متغیر هستند.
سه ویژگی مهم KPI
- منعکس کننده اهداف سازمانی باشند
- قابل اندازه‌گیری باشند
- کلید موفقیت سازمان باشند